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2016.09.27

定時退社の第一歩⁉できる女性のExcel小ワザ3選

どんな業種、どんな職種の人にとっても、Excelは仕事の心強いパートナーです。ですが、きちんとした使い方を知らないと、地道な入力が多くなってしまったり、操作ミスで余計に作業に時間がかかったりしてしまいます。でも今さら使い方を人に聞けない…という方々に向けて、覚えておくと便利なExcel の使い方を3つ厳選してご紹介しましょう。
※以下の説明はMicrosoft Office2010を基に記載しております。

うっかり上書きを防ぐには「コピーとして開く」

仕事でExcelファイルを開いて内容を確認するとき、うっかり関数を触ってしまったり、上書きしてしまったりすることがあります。残念ながら、そうなったらすべて最初からやり直しです。元に戻すことすらできないこともあるのです。そんなことにならないよう、確認メインの作業のときは、はじめからExcelを「コピーとして開く」のが正解。

やり方は簡単。まずはExcelを立ち上げ、ファイルタブで「開く」を選択し、「ファイルを開く」ダイアログボックスを開きます。開きたいファイルを選択したら「開く」ボタンを押さずに、右側の▼をクリック。そこで「コピーとして開く」を選択します。

excel1.PNG

ファイルを直接右クリックしてもこの開き方はできないので、ひと手間かかることにはなりますが、これならどんなに手を加えても元ファイルには影響がないので安心。作業の必要が生じれば、そのまま続けて別名保存すればいいのです。

朝の時短「起動時に必要なファイルをすべて開く」

仕事によっては、常時確認するマニュアルなどがあり、毎日同じExcelファイルを使うこともあるでしょう。そんな人は、Excelの起動と同時に必要なファイルを開くよう設定しておくと、楽なだけでなくちょっとした時短になります。

少し面倒なのは最初の設定だけ。Excelでは、起動時に設定したフォルダの中のファイルを全部開くように設定することができます。つまり、このフォルダに必要なファイルを入れることにより、1つだけでなく、複数のファイルを起動時に開くことができるのです。まずは起動したいファイルを集めたフォルダを作成し、

excel2.PNG

Excelの「ファイル」タブで「オプション」を選択。「Excelのオプション」ダイアログボックスが開いたら、「詳細設定」を選択し、「全般」の中にある「起動時にすべてのファイルを開くフォルダ」で、用意したフォルダを指定します。

exel3.jpg

起動時に開きたいファイルが増えれば、同じフォルダに追加するだけ。3分もあればできるので、やらないのは損です。

5ずつ増える数を「オートフィル」で自動入力

Excelには「オートフィル」という便利な機能があります。これは、最初の数字を入力し、マウスでドラッグすることで、1ずつ増えた数値を自動的に入力できるというもの。でも、いつでも1ずつ増える数値を入力したいとは限りません。5日おきの日付を入力するなど、「1以外」の決まった数ずつ増えるデータを入力したいときもあります。

そんなときもご安心を。まず1つめのセルに最初の数値を入力し、次のセルにその数に5を足した数を入力したら、2つのセルを範囲指定します。

excel4.PNG

次に、右下の部分にマウスポインターを合わせ、ポインターの形が変わったところで右クリックをしたら、そのまま必要なだけ下方向にドラッグします。

excel5.PNG

すると、5ずつ増えた数が自動的に入力されます。これは数字が5から「2」や「3」にかわっても同じこと。地道な入力から解放されれば、表作成が楽になるというものです。

Excelには、覚えておくと便利な機能がまだまだたくさんあります。できるだけ手で入力する作業を減らして、時短に努め、効率よく仕事を進めましょう。

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