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2016.07.29

コミュニケーションもステップアップ!カドのたたない「大人の言い換え単語帳」

ビジネスでの人間関係を円滑にするためには、言葉づかいも重要なポイント。「ちょっとした言い換え」で、言いにくいことが言いやすくなったり、グンと印象がアップしたりすることもあります。今回は、ビジネスシーンでの使用頻度の高いネガティブフレーズを、感じのいいポジティブフレーズに言い換える方法をご紹介します。

「できません」とは言わずに代替案をあげる

忙しい時間帯に先輩から「今すぐこの仕事を手伝って」と言われたり、取引先からタイトな納期を指定されたり。「絶対に無理!」と言い切ってしまいたいこともありますが、そうはしないのが大人の対応です。

そんなときは、「できません」ではなく、「今は無理ですが、○時ごろなら手が空きます」と期限を延ばして提案する。もしくは、「今の方法では難しいのですが、こんな方法なら納期に間に合わせられると思います」と代替案をあげてみてはいかがでしょうか。これなら、「今すぐ」「○日までに」という相手の要求には応えられないことを主張しつつも、できる範囲での可能性を探ったことを示せます。「できるかぎりの方法を考えてくれた」という印象は、必ずやプラスの方向に働くでしょう。

ただし、思ったよりも仕事が進まなくて結局仕事が手伝えない、別の方法でも納期に間に合いそうもない、などという事態になると、相手は「期待を裏切られた」と感じます。イメージダウンを避けるためにも、確度の高い代替案をあげましょう。

「正直ヤバい」というときこそポジティブに

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仕事をしていると、「問題が発生して大ピンチ!」というタイミングも訪れます。ですが、いくらそれが本当のことでも、単に「大変なことになりました…」と報告するのは大人のやり方ではありません。「ピンチ」「ヤバい」「緊急事態」などの単語は、いたずらに相手を怯えさせる可能性があるからです。

そんなときには、後味をポジティブにする言い換えを考えましょう。非常事態の原因に関しては淡々と報告し、謝るべきところではきちんと謝る。ただし、最後は「このピンチをチャンスに変えていきます」「○○を改善するので、同じミスは二度と起きません」など、ポジティブに一言添えるのです。これなら、ミスの報告をしているにもかかわらず、やる気や問題解決能力の高さをアピールすることができます。

とはいえ、何度もミスが続けば「口ばっかりだな」と思われてしまいます。信頼回復のためにも有言実行を心がけましょう。

「お断りします」を優しく言い換えると……?

ビジネスでは、「お断りします」と言わなければならないシーンも多々あります。ですが、つっけんどんに「お断り!」と伝えると、相手のダメージは計り知れません。

そこでおすすめしたいのが、「お役に立てず残念です」という言い換えです。これなら「こちら側の理由で断ることになり、申し訳ない」というニュアンスを伝えられるので、「力不足だったのかな」という相手の不安を払拭することができます。さらに、「またの機会にお願いします」などと言い添えれば、印象アップ間違いなし。一度「お断り」したせいで、ご縁がなくなる危険性も低くなります。

相手の気持ちを考えることが、ネガティブなフレーズをポジティブに言い換えるための第一歩。「相手がどう感じるかな?」と考える癖をつければ、うっかり発言も減り、コミュニケーション能力も自然と上がっていきます。話す前に一旦考える、メールを送る前に読み返す。このひと手間を加えることで、「大人の言い換え」ができるようになりますよ。

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