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2016.07.29

仕事のやる気度もアップ! オフィスのデスクを整理するコツとは?

オフィスのデスクがきれいに整理されていると、仕事がはかどり、やる気もアップします。実際、仕事ができる人は、デスクまわりが片付いています。物を探す時間が減り、優先順位もつけられるようになるので、結果的に時短にもなります。そこで、オフィスのデスクを片付けるコツを「物をへらす」「机の上と引出しの配置法」「きれいに保つ習慣」の3STEPに分けてご紹介します。

片付けの基本は整理。まずは物を減らそう!

オフィスの片付けにとりかかるとき、まず手をつけたいのが物を減らすこと。自分のデスク周りのグッズの量を可視化して把握するために一度、外に出してみましょう。そのうえで「分ける」→「捨てる」という作業をします。オフィスのデスク周りにあるものすべてを出すのは時間もスペースもとりますので、「机の上」「引き出しの上段」などに分けて行いましょう。

すべて物を出してみたら、必要なものと不要なものを分ける作業に入ります。文房具を要・不要で分ける基準は、1カ月以内に使ったか否かです。まずは、頻繁に使うものとそうでないもので、1軍と2軍に分けます。2軍もすぐに捨てるのではなく、引き出しに空きスペースかボックスを設けて、その中に置いておきます。もし、1カ月以内に出番があれば1軍に昇格。出番がなかったものは、誰かにあげるか、会社の文房具置き場に戻します。 同じように、書類も分けてみましょう。書類を分ける基準は過去1年間に目を通したかどうか。このとき、データ化されたものやサーバーにデータが置いてあるものも必要ありません。とはいえ、1年間見た記憶がないものでも、後で入手困難な情報は残しておきます。 デスクの中で増えてしまうもののひとつに名刺があります。名刺は1カ月以内に連絡をとったかどうかが判断基準。それ以外でも、これからお付き合いがありそうな人の名刺は残します。また、名刺を見て顔が思い出せるかどうかも分ける基準となります。

机の上と引出しには何を置く? 究極の配置法はコレ!

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机の上と引出しには何を配置すればよいでしょうか。机の上は、いつでも作業がしやすいようにシンプルにしておくことが大切です。そのため、机にはパソコンと電話のみ、置きましょう。よくデスクの上にペン立てを置いているのを見かけます。確かにペン立てがあるとペンを取り出しやすいですが、その分、物を入れやすくなります。結果として余分な物を入れることにつながるため、ないほうがよいのです。

次に引出しの一番上ですが、ここには文房具を配置します。引き出しスペースは、奥から手前まで4つのスペースに分け、手前から順によく使うものを収納。必然的に手前は筆記用具、次に付箋やクリップ、その次にホッチキスや定規類、一番奥は切手や印紙などになると思います。引出しの中段は小物を置くスペースにします。小物とは、名刺、電卓、手帳、辞書、印鑑などです。収納するときは上から見て何がどこにあるかわかるようにすること。積み重ねるとわからなくなってしまいます。引き出しの下段には書類を保管しておきます。このときも平積みするのではなく立てて収納するのがポイント。書類はA4化してファイリングしやすいサイズにして、仕切りや縦型ボックスで内容ごとに分けるようにしましょう。

もうリバウンドしない! デスクをきれいに維持するためには?

最後のステップは、再び散らからないための心構えや方法を伝授します。きれいに維持するための基本は「元にあったところへ戻す」こと。そのためには、使ったらすぐにしまい、置き場所をつくっておくことがポイントになります。

いま以上に物を増やさないようにすることも大切です。文房具や小物を新しいものにしたら古いものは捨てるようにし、名刺も時々、整理します。書類は、増えないようにするため、ある程度保管したら、年度末の翌月などに保管を継続する書類とそのまま保存する書類、処分する書類に分けましょう。保存する書類は自分の手元ではなく、部署の棚や会社の倉庫などに移すことになるので、その分、書類は増えないはずです。こうして一定の量を保つようにしましょう。

片付けの3つのSTEP「整理・整頓・維持」、いかがでしたか? 毎日、このステップを思い出してササッと整理してから帰れば、きれいな状態が保てるはず。すると、毎朝気持ちよく仕事が始められ、掃除に時間をとられることもありません。それらを習慣化することができれば、あなたは片付けの達人。そして仕事の達人にグッと近づけることでしょう!

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